Kepegawaian adalah salah satu fungsi manajemen paling penting yang terdapat dalam tiap perusahaan.
Fokus utama dari kepegawaian adalah tata kelola kegiatan yang berhubungan dengan SDM di suatu perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik dan ideal.
Jika kamu adalah seorang HRD di sebuah perusahaan, maka penting bagimu untuk memahami topik ini.
Oleh karena itu, yuk baca sampai habis artikel tentang apa yang dimaksud dengan kepegawaian berikut ini!
Apa itu Kepegawaian?
Menurut Soedaryono, pengertian kepegawaian adalah seseorang yang menjalani hidupnya dengan cara bekerja pada suatu organisasi, baik itu melalui satuan kerja pemerintah maupun badan usaha.
Sementara itu, menurut Widjaja, kepegawaian adalah suatu hal yang berkaitan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dan harus ada dalam setiap usaha pekerjaan.
Dengan demikian, dari kedua pendapat tersebut, bisa disimpulkan bahwa kepegawaian adalah seorang individu atau SDM tertentu yang bekerja pada suatu organisasi untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Selain itu, definisi lainnya dari kepegawaian adalah salah satu fungsi manajemen dalam mengisi posisi kosong untuk suatu pekerjaan, pada waktu yang tepat.
Adapun profesi dalam kepegawaian dibedakan menjadi beberapa posisi, di antaranya adalah:
- Aparatur Sipil Negara (ASN), kewajiban profesinya diatur dalam Undang-Undang Kepegawaian Nomor tahun 2014.
- Pegawai Negeri Sipil (PNS), kewajiban dan disiplinnya diatur melalui Undang-Undang Kepegawaian Nomor 53 pasal (3), tahun 2010.
Manfaat Kepegawaian
Selain untuk memenuhi kehidupan karyawan, ada beberapa manfaat kepegawaian yang akan diperoleh suatu perusahaan, di antaranya yaitu:
1. Mendapat Performa dan Kinerja yang Efisien
Kepegawaian adalah salah satu kunci agar perusahaan mendapatkan performa serta kinerja yang efisien dari karyawan.
Apabila suatu instansi tidak mempunyai karyawan yang kompeten, maka perusahaan tersebut tak bisa menjalankan fungsi-fungsi manajemen, seperti pengorganisasian, perencanaan, atau pengendalian dengan baik dan tepat.
2. Pemanfaatan SDM yang Optimal
Salah satu fungsi utama manajemen kepegawaian adalah sebagai upaya memanfaatkan sumber daya manusia secara optimal.
Sebagian besar pengeluaran perusahaan yang dilakukan untuk pelatihan, seleksi atau proses rekrutmen, serta pengembangan karyawan, akan mendapatkan output secara efisien apabila kepegawaian dilakukan dengan baik.
Baca juga: 9 Jenis Tunjangan Karyawan yang Perlu Kamu Tahu, Apa Saja?
3. Pengembangan SDM
Secara umum, biasanya seorang manajemen akan dituntut oleh perusahaan untuk menentukan kebutuhan dari tenaga kerja terlebih dahulu.
Dengan demikian, mereka perlu melatih serta mengembangkan SDM agar ikut berpartisipasi dalam memajukan kariernya, sebagai salah satu cara memenuhi persyaratan perusahaan di masa depan.
4. Pemanfaatan Teknologi dan Sumber daya lain yang Efektif
Manusia adalah salah satu faktor utama yang berperan penting dalam memanfaatkan teknologi terbaru, material, atau modal.
Dengan demikian, manfaat kepegawaian adalah dapat memajukan perusahaan melalui pemanfaatan teknologi serta sumber daya lainnya agar lebih efisien.
Fungsi Kepegawaian
Sampai di sini, mungkin kamu penasaran apa fungsi kepegawaian. Adapun beberapa fungsi kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Perekrutan Internal dan Eksternal
Perekrutan internal dalam kepegawaian adalah mengisi posisi kosong dengan cara mempromosikan karyawan terhadap peran serta tanggung jawab yang baru.
Sementara itu, perekrutan eksternal merupakan proses yang selama ini dilakukan banyak fresh graduate, yaitu melibatkan seleksi agar dapat diterima.
Biasanya, posisi ini akan diisi dengan cara rekrutmen online, acara atau papan pekerjaan, rujukan, atau jaringan, serta membutuhkan biaya yang lebih besar.
Itulah mengapa, administrasi kepegawaian adalah salah satu faktor terpenting yang perlu diperhatikan dalam rekrutmen karyawan.
2. Seleksi
Proses seleksi kepegawaian dimulai dari mengirimkan surat lamaran, resume, atau aplikasi pada posisi yang terbuka.
Jika semuanya sudah diterima, maka Human Resources (HR) akan mulai mencari kandidat.
Setelahnya, akan ada proses wawancara, tes keterampilan atau penilaian, hingga berbagai seleksi lainnya yang akan mempersempit daftar kandidat hingga menemukan kecocokan.
3. Penawaran Kerja
Apabila seleksi sudah dilakukan dan perusahaan menemukan kandidat yang cocok, maka proses rekrutmen akan dialihkan kepada penawaran kerja.
Mulai dari menjelaskan tanggal penerimaan secara resmi, jam kerja, penawaran tunjangan, hingga durasi kontrak.
Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa kebutuhan setiap calon pegawai nantinya dapat terpenuhi dengan baik, baik berupa seragam, komputer, atau perangkat lunak lainnya.
Baca juga: 15 Cara Meningkatkan Motivasi Kerja Karyawan dengan Efektif
4. Pelatihan Kerja
Pada minggu pertama penerimaan karyawan baru, perusahaan akan fokus memberikan pelatihan kepada mereka mengenai tugas-tugas yang akan dijalani nantinya.
Selain mempelajari keterampilan dan prosedur operasional suatu instansi, pelatihan juga harus mencakup kebijakan, budaya lingkungan kantor, ketentuan hukum, hingga misi dan sejarah perusahaan.
5. Manajemen Kepegawaian
Salah satu fungsi utama kepegawaian adalah mendengarkan apa yang dibutuhkan serta keresahan dari para pegawai, untuk kemudian dicari solusinya.
Hal ini menjadi faktor yang memengaruhi kenyamanan para karyawan dalam bekerja, sehingga mereka akan merasa lebih dihargai.
Dalam hal ini, perusahaan dapat melakukan manajemen kepegawaian melalui metode retensi, antara lain yaitu:
- Membangun lingkungan kerja yang positif dan mendukung.
- Memberikan pelatihan secara rutin.
- Menawarkan peluang kepada para karyawan untuk tumbuh dan mengembangkan kemampuannya di perusahaan.
- Memberikan opsi jam kerja yang fleksibel, misalnya sesekali menawarkan work from home kepada karyawan.
Karakteristik Kepegawaian
Untuk memahami lebih lanjut mengenai apa yang dimaksud dengan kepegawaian, berikut ini adalah sejumlah karakteristiknya, di antaranya yaitu:
- Human centric, kepegawaian adalah seorang individu atau personil yang relevan untuk semua jenis organisasi.
- Mempunyai manajer yang bertanggung jawab, serta terus terlibat dalam fungsi kepegawaian.
- Menggunakan keterampilan hubungan manusia, dalam memberikan pelatihan dan bimbingan kepada para karyawan.
- Fungsi kepegawaian terus berlanjut, untuk memajukan dan memberikan perubahan bagi perusahaan.
Itu dia penjelasan lengkap tentang pengertian kepegawaian beserta manfaat, fungsi, dan karakteristiknya.
Intinya, kepegawaian adalah disiplin ilmu yang berkaitan dengan pengelolaan dan administrasi sumber daya manusia di suatu organisasi atau perusahaan.
Fungsi ini berkaitan dengan divisi Manajemen Sumber Daya Manusia atau Human Resource Development (HRD).
Selain melakukan pengelolaan SDM, HRD juga harus memastikan bahwa karyawan mendapatkan gaji yang sepadan. Meskipun begitu, besarnya gaji tentu juga dipengaruhi oleh kondisi finansial bisnis.
Nah, bagi kamu yang belum tau kondisi finansial bisnismu, lakukan saja pemeriksaan keuangan di Business Fitness Check Up dari Ruang meNYALA.
Setelah itu, kamu juga bisa lakukan konsultasi secara 1-on-1 dengan Nyala Trainer untuk mengatasi segala permasalahan keuangan di perusahaan secara gratis!
Menarik, bukan? Yuk, rencakana keuangan bisnismu secara efektif dan raih #FinanciallyFit bersama Ruang meNYALA!
Baca juga: 9 Tips Lulus Probation saat Jadi Karyawan Baru, Wajib Tahu!